Podział dokumentów

Filed Under rachunkowość | Comments Off

Dokumenty księgowe mogą być klasyfikowane według różnorodnych kryteriów. Klasyfikacja ta umożliwia poznanie roli dokumentów jaką odgrywają one w przedsiębiorstwie. Wszystkie dokumenty można podzielić:

- według ich zastosowania na:

· dyspozycyjne np. wezwanie do zapłaty, zamówienie materiałów, polecenie wyjazdu służbowego,

· wykonawcze np. faktury własne, listy płac,

· dyspozycyjno-wykonawcze np. magazyn wyda, asygnata kasowa, polecenie przelewu.

- według obowiązku ujmowania ich w ewidencji księgowej – na:

· podlegające księgowaniu,

· niepodlegające księgowaniu np. umowy, zamówienie materiałów.

- według jednostek wystawiających – na:

· własne np. faktury dla odbiorców, czeki i weksle własne,

· obce, np. faktury dostawców, wyciągi bankowe, czeki i weksle obce.

- według rodzaju odbiorcy – na:

· zewnętrzne np. faktury dla odbiorców, wyciągi bankowe, czeki,

· wewnętrzne np. kwity magazynowe, RW, PW, karty pracy.

- według podstawy sporządzenia- na:

· pierwotne zwane źródłowymi np. kwity magazynowe, dowody wpłaty, dowody wypłaty,

· wtórne np. listy płac, raporty kasowe, wyciągi bankowe.

- według rodzaju operacji – na:

· dokumenty dotyczące obrotów majątkiem trwałym,

· dokumenty dotyczące obrotów produktami i materiałami,

· dokumenty dotyczące obrotów środkami pieniężnymi,

· dokumenty dotyczące pracy i płacy.

W ramach tego podziału omówione zostaną poszczególne dokumenty najczęściej wystawiane przez przedsiębiorstwa.

Dokumenty dotyczące obrotu środkami trwałymi:

· „Protokół przyjęcia środka trwałego” (OT). Wystawiany jest do udokumentowania zakupionego, wytworzonego lub ujawnionego przy inwentaryzacji środka trwałego.

· „Protokół zdawczo-odbiorczy” (PT). Wystawiany jest do udokumentowania przekazania lub nieodpłatnego przyjęcia środka trwałego.

· „Protokół likwidacji środka trwałego” (LT). Wystawiany jest w momencie spisywania z ewidencji środka całkowicie zużytego i niezdatnego do dalszego użytkowania, zużytego moralnie lub występującego w nadmiernej ilości w stosunku do potrzeb.

· „Protokół zmiany miejsca użytkowania środka trwałego”. Wystawiany jest do udokumentowania przesunięcia środka z jednej komórki organizacyjnej do drugiej lub jego przekwalifikowania.

· „Protokół przeszacowania środka trwałego”. Sporządzany jest w przypadku nieprawidłowej dotychczas wyceny lub przeceny środka trwałego.

Dokumenty dotyczące obrotów produktami i materiałami:

· „Kwit magazyn przyjmuje” (PW) wystawia magazynier w 2 egz., z których oryginał przekazuje księgowemu. Wystawione kwity księgowy porównuje z fakturami lub specyfikacją w zakresie rodzaju, ilości i cech materiałów.

· „Kwit magazyn wyda” (RW) wystawia w 2 egz., szef firmy albo osoby przez niego upoważnione. Jest on dyspozycją dla magazyniera na wydanie określonych zapasów. Pobierający zapasy z magazynu potwierdza odbiór wyszczególnionych w kwicie zapasów. Istotne jest określenie przeznaczenia wydanych zapasów.

· „Zwrot” (Zw) wystawia szef firmy lub osoba upoważniona w przypadku otrzymania wadliwego lub nie zamawianego materiału lub towaru.

· „Zbiorczy kwit wydania”. Obejmuje okres jednej dekady i służy do udokumentowania rozchodu materiałów. Sporządza go magazynier na zlecenie szefa firmy lub osoby przez niego upoważnionej.

· „Protokół strat i ubytków magazynowych”. Sporządzany jest komisyjnie w momencie stwierdzenia niedoboru magazynowego. Stanowi po zaakceptowaniu przez szefa podstawę obciążenia osób winnych strat i ubytków.

Dokumenty dotyczące obrotów środkami pieniężnymi:

· „Dowód wypłaty – KP”. Stanowi dowód przyjęcia gotówki do kasy. Wystawiany jest przez kasjera w 2 egz. Musi być sporządzony przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika danej jednostki.

· „Dowód wpłaty – KW”. Jest to zastępczy dowód kasowy wystawiany tylko wówczas, gdy brak jest odpowiedniego dokumentu źródłowego. Musi być sprawdzony i podpisany przez głównego księgowego i kierownika jednostki.

· „Raport kasowy”. Sporządza kasjer codziennie lub co kilka dni, nie rzadziej jednak niż co tydzień, ujmując na bieżąco i chronologicznie wpłaty i wypłaty gotówkowe.

· „Czek gotówkowy imienny lub na okaziciela”. Jest to dokument, który służy do podejmowania gotówki z rachunku bankowego.

· „Czek rozrachunkowy”. Wystawiony jest przez dłużnika swojemu wierzycielowi w celu bezgotówkowej zapłaty wymienionej tam kwoty pieniężnej.

· „Polecenie przelewu”. Dokument ten wystawia odbiorca towarów lub usług. Wyraża on zlecenie swojemu bankowi przekazania środków pieniężnych z własnego rachunku rozliczeniowego na rachunek bankowy dostawcy- wierzyciela.

· „Rachunek lub faktura”. Dokument ten wystawia dostawca towarów lub usług. Stanowi on podstawę wszelkich rozliczeń finansowych między kontrahentami.

Szczególne znaczenie mają dokumenty stanowiące podstawę do rozliczania podatku VAT. Należą do nich m.in.

· faktura VAT, która u nabywcy towarów lub usług objętych tym dowodem służy do udokumentowania podatku naliczonego związanego z zakupem, natomiast u sprzedawcy (wystawcy tej faktury) jest przeznaczona do udokumentowania zrealizowanej sprzedaży i związanego z tą sprzedażą podatku należnego,

· rachunek uproszczony wystawiany dla odbiorców (nabywców) towarów lub usług zwolnionych podmiotowo z VAT, także dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej,

· faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę dla nabywcy, która u sprzedawcy służy do skorygowania sprzedaży i podatku należnego związanego z tą sprzedażą, zaś u nabywcy stanowi podstawę korekty zakupu i podatku naliczonego związanego z zakupem objętym fakturą VAT będącą przedmiotem korekty,

· rachunek korygujący rachunek uproszczony wystawiony przez sprzedawcę dla nabywcy, który u sprzedawcy ma analogiczne przeznaczenie jak faktura korygująca, tzn. stanowi podstawę skorygowania sprzedaży i podatku należnego związanego z tą sprzedażą, u nabywcy natomiast służy do skorygowania wartości zakupu i należności objętej rachunkiem uproszczonym będącym przedmiotem korekty – bez prawa odliczenia zawartego w tym rachunku VAT, jako podatku naliczonego, który to podatek w tym przypadku zwiększa cenę nabycia zakupionego składnika majątku lub zakupionej usługi.

· dokument administracyjny SAD, potwierdzający dokonanie odprawy celnej i dopuszczenie importowanego towaru do obrotu na polskim obszarze celnym oraz dokumentujący składniki ceny nabycia importowanego towaru i podatek naliczony, natomiast wystawiony w przypadku eksportu towarów dokumentujący dokonanie odprawy celnej i potwierdzający przekroczenie granicy przez towar będący przedmiotem eksportu oraz uprawniający do zarachowania sprzedaży jako sprzedaży na eksport i w związku z tym do zastosowania zerowej stawki opodatkowania.

Dokumenty dotyczące pracy i płacy:

· „Dzienniczek brygadzisty”. Prowadzony jest w dwóch egzemplarzach, jeden na dni parzyste, a drugi na dni nieparzyste. Wpisuje się w nim członków brygady oraz rodzaje wykonywanych prac w poszczególnych dniach.

· „Miesięczna karta zarobków”. Dokument ten wypełnia księgowy na podstawie dziennika brygadzisty lub mistrza. Oblicza się w nim wynagrodzenie pracowników fizycznych za pracę wykonaną w dniu poprzednim.

· „Lista świadczeń dla pracowników”. Stanowi dowód do wystawienia kwitu „magazyn wyda” i jest podstawą do ściągnięcia należności od pracowników i wystawienia asygnaty kasowej „kasa przyjmie”.

· „Lista płac”. Sporządza ją księgowy na podstawie miesięcznych kart zarobków (pracownicy fizyczni) oraz miesięcznych płac podstawowych powiększonych o dodatki (pracownicy umysłowi). Stanowi ona podstawę do wypłaty wynagrodzeń netto oraz do odpowiednich zapisów księgowych.

Do dowodów księgowych zalicza się też dokumenty, które nie wynikają bezpośrednio z operacji gospodarczych. Są to:

· zestawienia dowodów księgowych, polecenia księgowania PK,

· noty księgowe (korygują dokonane zapisy).


Comments

You must be logged in to post a comment.