· zużycie fizyczne powstające w toku używania środka trwałego. Na jego wysokość wywiera wpływ: rodzaj i jakość środka trwałego, intensywność eksploatacji, staranność obsługi, częstotliwość remontów itp.,

· zużycie ekonomiczne (moralne) wynikające z postępu technicznego, co powoduje konieczność wymiany dobrych jeszcze fizycznie obiektów na wydajniejsze, a niejednokrotnie i tańsze w eksploatacji.

Zużycie powoduje obniżenie wartości początkowej środków trwałych i jest ono jednocześnie zaliczane w koszty działalności danego podmiotu.

Amortyzacja jest to teoretycznie wyliczony koszt jaki ponosi firma z tytułu użytkowania środka trwałego.

Umorzenie oznacza równowartość zmniejszenia wartości środka trwałego na skutek jego zużycia fizycznego i ekonomicznego.

Roczne odpisy umorzenia środków trwałych stanowią podstawę do skorygowania (zmniejszenia) ich wartości początkowej. Natomiast roczne lub miesięczne odpisy amortyzacyjne wliczane są do kosztów działalności firmy.

Szczegółowy wykaz rocznych % stawek amortyzacyjnych dla poszczególnych grup środków określa Rozporządzenie Ministra Finansów. Wynoszą one np. dla budynków 2,5% urządzeń technicznych 10%, samochodów 20%, mikrokomputerów 20%.

W praktyce, jednostki gospodarcze przy ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) mogą je podwyższać lub obniżać uwzględniając:

· ograniczenia wynikające z przepisów podatkowych,

· intensywność wykorzystywania środka (liczba zmian, wydajność),

· tempo postępu naukowo-technicznego,

· przewidywana wartość odzysków pozostałych przy likwidacji środka trwałego (złom, części elementów).

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami odpisy amortyzacyjne mogą być ustalane następującymi metodami:

· metodą amortyzacji równomiernej (liniowej),

· metodami amortyzacji nierównomiernej.

Metoda amortyzacji równomiernej zakłada, że środki trwałe zużywają się jednakowo w każdej jednostce czasu bez względu na to, czy i w jakim stopniu są one wykorzystywane w procesie produkcji lub wymiany, czy też są nieczynne.

Roczną stawkę i stopę amortyzacyjną oblicza się według wzorów:

Wp-Wo

a = ————

t

100

a% = ——-

t

gdzie:

a – stawka rocznej amortyzacji w złotych

a% – stawka (stopa) rocznej amortyzacji w procentach

Wp – wartość brutto środka trwałego

Wo – wartość odzysku

t – przewidywany okres użytkowania środka w latach

Metody amortyzacji nierównomiernej zakładają, że zużycie środków trwałych kształtuje się różnie w poszczególnych okresach ich użytkowania. Wśród metod amortyzacji nierównomiernej wyróżnia się metody przyśpieszonej amortyzacji tzw. degresywnej oraz metody naturalne.

W metodach przyśpieszonej amortyzacji przyjmuje się założenie, że w miarę upływu czasu wydajność środków trwałych stopniowo się zmniejsza, a jednocześnie rosną koszty ich eksploatacji, zatem stawki amortyzacyjne powinny być coraz niższe.

Stosowane są następujące metody amortyzacji przyśpieszonej:

· metoda sumy cyfr rocznych (SOYD)

· metoda malejącego salda.

W metodzie sumy cyfr rocznych odpisy amortyzacyjne oblicza się przez pomnożenie wartości początkowej środka trwałego (pomniejszonej o wartość odzysku) przez odpowiedni ułamek korygujący. W liczniku ułamka znajduje się przewidywana liczba lat użytkowania środka w roku ustalania kwoty amortyzacji, zaś w mianowniku suma cyfr całkowitego przewidywanego okresu użytkowania środka w latach; np. jeżeli środek będzie użytkowany przez 5 lat to suma cyfr wyniesie :

1 + 2 + 3 + 4 + 5 = 15

Ułamek korygujący (uk) można ustalić także posługując się następującym wzorem:

t + 1 – r

uk = ———–

t(t + 1)

———

2

gdzie:

t – oznacza planowany okres użytkowania środka w latach

r – kolejny rok, dla którego oblicza się roczną stawkę amortyzacyjną

Przykład:

5 +1 – 1 5 5 + 1 – 2 4

uk₁ = ————— = —– uk₂ = ————— = —–

5 (5 + 1) 15 5 (5 + 1) 15

———– ———–

2 2

Metoda malejącego salda jest bardzo rozpowszechniona w krajach zachodnich. Podobnie jak w metodzie liniowej przyjmuje się stałą stopę amortyzacji każdego roku. Różni się jednak tym, iż procentowy wskaźnik amortyzacji jest powiększony dwukrotnie i przemnażany jest co roku przez wartość netto danego środka (zamiast brutto).

Metody naturalne amortyzacji środków trwałych oparte są na nakładach związanych z eksploatacją danego środka (np. szacunkowej liczbie godzin pracy środka) lub efektach produkcyjnych uzyskiwanych dzięki jego zastosowaniu (np. szacunkowej ilości wyprodukowanych jednostek wyrobów lub usług). Wysokość stawki amortyzacyjnej zależy więc od wielkości pracy wykonanej w danym okresie przez te obiekty. Metoda ta nie może być zastosowana w stosunku do tych środków, których udział w wytwarzaniu dóbr lub usług jest trudny do określenia.

Wartość początkowa środków trwałych może ulec zwiększeniu na skutek:

· urzędowego przeszacowania,

· ulepszenia.

Urzędowe przeszacowanie czyli aktualizacja wartości środków trwałych dokonywana jest okresowo, zwykle na początek roku na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów. Polega to na przeliczeniu wartości początkowej oraz wartości umorzenia poszczególnych środków trwałych za pomocą współczynników przeliczeniowych. Współczynniki te uwzględniają stosunek poziomu cen środków trwałych ujętych w księgach rachunkowych do poziomu cen przyjętego za podstawę przeliczenia. Różnice między dotychczasową i nową (aktualizowaną) wyceną środków trwałych zwiększają kapitał z aktualizacji wyceny.

Szczególnym przypadkiem zwiększania wartości środka trwałego jest poniesienie kosztów na jego ulepszenie tj. modernizację, przebudowę, rozbudowę, adaptację lub rekonstrukcję. W wyniku ulepszenia musi nastąpić zwiększenie wartości użytkowej środka wyrażające się co najmniej jedną z następujących właściwości:

· wydłużeniem okresu używania,

· wzrostem zdolności wytwórczej,

· wzrostem jakości produktów,

· obniżką kosztów eksploatacji.

Ponadto wzrost wartości początkowej środków trwałych następuje w wyniku:

a) przyjęcia z inwestycji,

b) zakupu,

c) przyjęcia w leasing kapitałowy,

d) otrzymania aportu,

e) przyjęcia darowizny,

f) ujawnienia w wyniku inwentaryzacji.

Podstawę ewidencji środków trwałych stanowią następujące dokumenty:

· „Przyjęcie środka trwałego – OT”,

· „Likwidacja środka trwałego – LT”,

· „Przekazanie środka trwałego – PT”,

· księga inwentarzowa,

· karta analityczna środka trwałego,

· tabela amortyzacyjno-umorzeniowa.

W księdze inwentarzowej zawarty jest chronologiczny wykaz wszystkich środków trwałych wraz z ich numerami inwentarzowymi, wartością początkową, datą nabycia oraz wyzbycia się.

Karty analityczne informują o kosztach remontów i modernizacji środków trwałych, miejscu użytkowania i osobach odpowiedzialnych za ich stan techniczny.

Tabele amortyzacyjno-umorzeniowe zawierają stany początkowe i końcowe środków trwałych, roczne i miesięczne stopy i stawki amortyzacyjne.

Według wzorcowego planu kont ewidencja majątku trwałego może być prowadzona na następujących kontach syntetycznych zespołu O:

010 Rzeczowy majątek trwały

020 Wartości niematerialne i prawne

030 Finansowy majątek trwały

070 Umorzenia majątku trwałego

080 Inwestycje

Ponadto mogą występować konta pozabilansowe:

091 Środki trwałe w likwidacji

092 Środki trwałe dzierżawione

093 Środki trwałe otrzymane w nieodpłatny zarząd i użytkowanie

094 Grunty przyjęte w wieczyste użytkowanie

098 Obce obiekty w likwidacji

W skład rzeczowego majątku trwałego wchodzą:

· środki trwałe,

· maszyny i urządzenia inwestycyjne,

· środki trwałe przyjęte w leasing finansowy.

Środki trwałe to obiekty spełniające następujące warunki:

a) są kompletne i zdatne do użytku w momencie przyjęcia do używania,

b) stanowią własność lub współwłasność jednostki,

c) przeznaczone są do wykorzystania na potrzeby własne lub do oddania w używanie,

d) przewidywany okres używania dłuższy niż 1 rok.

Inwentarz żywy w zależności od jego przeznaczenia i długości okresu przebywania w grupie może być zakwalifikowany jako:

· środek trwały – zwierzęta cyrkowe, pociągowe i zarodowe przebywające dłużej niż 1 rok,

· materiał – żywiec zakupiony na ubój lub do dalszego chowu,

· towar – zwierzęta zakupione do dalszej odsprzedaży,

· produkt – zwierzęta znajdujące się w tuczu lub odchowana młodzież i przeznaczona do sprzedaży.

Ze względu na funkcje spełniane w procesie wytwórczym środki trwałe dzieli się na dziewięć grup rodzajowych:

0 - grunty i melioracje szczegółowe,

1 - budynki,

2 - budowle,

3 - kotły i maszyny energetyczne,

4 - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,

5 - maszyny, urządzenia i aparaty specjalne branżowe,

6 - urządzenia techniczne,

7 - środki transportowe,

8 - narzędzia, przyrządy, ruchomości.

Podział rodzajowy środków trwałych jest istotny ze względu na przyjętą w Rozporządzeniu Ministra Finansów gradację stóp amortyzacji.

· cena nabycia

· koszt wytworzenia

· cena sprzedaży netto.

Cena nabycia wyraża kwotę należną sprzedającemu (bez naliczonego podatku VAT) podlegającego zwrotowi, powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i montażem określonego środka (transport, załadunek, wyładunek, ubezpieczenie w czasie transportu, instalacja i uruchomienie).

Koszt wytworzenia obejmuje bezpośrednie koszty produkcji poszczególnych produktów gotowych, półproduktów i produkcji w toku, powiększone o odpowiednią część kosztów pośrednich produkcji. Jest to tzw. techniczny koszt wytworzenia.

Cena sprzedaży netto jest to cena rynkowa możliwa do uzyskania w dniu bilansowym pomniejszona o należny podatek VAT i podatek akcyzowy i powiększona o należną dotację przedmiotową. Ceną sprzedaży jest również kurs giełdowy.

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, pomniejszając o odpisy amortyzacyjne.

Zapasy oraz inwestycje rozpoczęte wyceniane są na podstawie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia jednak nie wyżej od ich cen sprzedaży netto.

Należności od dłużników wyceniane są z uwzględnieniem ewentualnych odsetek za zwłokę, które zwiększają przychody przyszłych okresów.

Zobowiązania wobec dostawców wycenia się z uwzględnieniem odsetek za zwłokę, które wlicza się do kosztów operacji finansowych.

Udziały w innych jednostkach gospodarczych i długoterminowe lokaty są wyceniane na podstawie cen nabycia uwzględniając procent trwałej utraty ich wartości, np. z powodu trwania postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego.

Środki pieniężne, wyemitowane papiery wartościowe i kapitały własne wyceniane są według wartości nominalnej.

Aktywa i pasywa wyrażone w walutach obcych wycenia się według obowiązującego w dniu bilansowym, średniego kursu ustalonego dla danej waluty przez Prezesa NBP.

Od wyceny zależy wartość poszczególnych grup aktywów i pasywów a także osiągniętego wyniku finansowego.

W ciągu roku obrotowego ujmuje się:

· rzeczowe składniki majątku oraz papiery wartościowe według cen nabycia lub kosztów wytworzenia (są to ceny lub koszty historyczne, z dnia nabycia składnika),

· należności i zobowiązania oraz środki pieniężne według wartości nominalnej.

Na dzień bilansowy wycenia się:

· rzeczowe składniki majątku oraz papiery wartościowe według ceny lub kosztu historycznego, ale z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny przejawiającej się m.in. w uwzględnieniu odpisów umorzeniowych składników majątku trwałego oraz trwałych zmian cen pozostałych składników majątku trwałego i obrotowego,

· należności i zobowiązania wycenia się w kwotach wymagających zapłaty (a więc łącznie z przypadającymi do zapłacenia od nich odsetkami).

Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za stan składników majątkowych składa pisemne oświadczenie stwierdzając, że wszelkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej i przekazane do komórki księgowości.

Inwentaryzacja powinna być tak zorganizowana, by normalna działalność firmy nie została przerwana. Jednakże należy przestrzegać zasady, że składniki majątku objęte spisem na określonym polu spisowym, nie mogą być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu.

Zespoły spisowe dokonujące spisu z natury nie mogą być informowane o wielkości spisywanych zapasów, wynikających z ewidencji.

Rzeczywistą ilość spisywanych rzeczowych i pieniężnych składników majątku ustala się przez przeliczanie, ważenie lub mierzenie w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie za stan spisywanych składników.

Ilość rzeczowych składników majątku trudnych do dokładnego zmierzenia (pryzmy, zwały), określa się za pomocą obliczeń technicznych, które powinny być dołączone do arkusza spisu z natury.

Dane do arkuszy spisu z natury wpisuje się w sposób trwały bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku. Wszelkie poprawki dokonywane przez przekreślenie błędnej liczby lub określenia muszą być podpisane przez członka zespołu spisowego i osobę materialnie odpowiedzialną. Niedozwolone jest pozostawianie w arkuszach niewypełnionych wierszy. Arkusze spisu z natury należy sporządzać w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i osób materialnie odpowiedzialnych. Ponadto oddzielnie ujmuje się składniki własne i obce.

Po zakończeniu spisu z natury osoba odpowiedzialna majątkowo za całość i stan spisanych składników majątku powinna złożyć na ostatnim arkuszu spisowym pisemne oświadczenie o następującej treści:

„Wszystkie składniki majątku, za które odpowiadam, zostały w mojej obecności spisane i nie roszczę z tego tytułu żadnych pretensji do komisji spisowej”.

Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub kontrolerów przez niego wyznaczonych. Do kontroli przebiegu spisu z natury obowiązany jest również główny księgowy. Kontrola ta ma na celu ustalić, czy zespoły spisowe działają w sposób zapewniający kompletność spisu i jego rzetelność.

W razie stwierdzenia w toku kontroli lub w późniejszym terminie, że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, kierownik jednostki obowiązany jest zarządzić ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

· spis z natury,

· uzgadnianie sald z kontrahentami,

· weryfikacja stanu ewidencyjnego.

Spis z natury dokonywany jest przez członków komisji inwentaryzacyjnej, na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiarów środków majątkowych w firmie. Obejmuje dostępne oglądowi środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie i papiery wartościowe w kasie pancernej firmy.

Inwentaryzacja w drodze uzgadniania sald obejmuje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności (z wyjątkiem wątpliwych, spornych, od pracowników oraz z tytułów publiczno-prawnych), zobowiązania ( z wyjątkiem publiczno-prawnych i wobec pracowników).

Uzgodnienia sald powinny nastąpić w ciągu ostatniego kwartału roku obrotowego i pierwszej połowy miesiąca roku następnego.

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji dotyczy tych środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Dotyczy to w szczególności użytków gruntowych, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników, należności i zobowiązań publiczno-prawnych i innych składników niedostępnych bezpośredniemu oglądowi.

Inwentaryzacja może być przeprowadzana jedną z niżej wymienionych metod:

- metodą pełnej inwentaryzacji okresowej,

- metodą pełnej inwentaryzacji ciągłej,

- metodą wyrywkowej inwentaryzacji okresowej lub ciągłej,

- metodą inwentaryzacji doraźnej.

Pełna inwentaryzacja okresowa polega na ustaleniu na określony dzień rzeczywistego stanu całego majątku przedsiębiorstwa oraz źródeł jego pochodzenia. Termin oraz zakres inwentaryzacji okresowej jest wcześniej ustalony i znany wszystkim pracownikom przedsiębiorstwa. Ta metoda inwentaryzacji jest najczęściej stosowana w małych prywatnych firmach.

Pełna inwentaryzacja ciągła polega na sukcesywnym ustaleniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników, tak aby w wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich składników wchodzących w skład jednej grupy. Spisywanie to odbywa się wg planu, w terminach nie znanych osobom materialnie odpowiedzialnym za stan tych składników. Tę formę inwentaryzacji stosuje się w magazynach o dużej ilości różnorodnych zapasów, w których inwentaryzacja okresowa powodowałaby konieczność wstrzymania obrotów magazynowych na znaczny okres czasu. Metoda ta w zasadzie nie jest stosowana w małych prywatnych firmach.

Wyrywkowa inwentaryzacja okresowa lub ciągła polega na ustalaniu rzeczywistego stanu części składników majątkowych objętych inwentaryzacją.

Inwentaryzacja doraźna stosowana jest w nagłej potrzebie, np. przy zmianie na stanowisku dyrektora, księgowego lub magazyniera albo w wypadkach losowych, tj. kradzieży, pożaru lub powodzi. Inwentaryzacja taka może obejmować cały majątek przedsiębiorstwa lub tylko wybraną jego część.

Inwentaryzację powinno się przeprowadzać w zasadzie nie rzadziej niż raz do roku. Składniki wymagające szczególnej ochrony takie jak środki pieniężne inwentaryzowane są zwykle częściej niż raz w roku w terminach nie zapowiedzianych.

Planując terminy spisywania poszczególnych grup środków majątkowych należy przestrzegać zasady rozpoczynania inwentaryzacji od środków, których stan podlega najmniejszym zmianom (grunty, budynki, maszyny), przechodząc stopniowo do środków zmieniających stan z godziny na godzinę (środki pieniężne w banku i kasie). Spis wszystkich środków powinien być zakończony w dniu kończącym okres sprawozdawczy.

Zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości materiały, towary, produkty gotowe i półprodukty znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewidencją ilościowo-wartościową, podlegają obowiązkowej inwentaryzacji przynajmniej raz w ciągu 2 lat. Natomiast środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym muszą być inwentaryzowane raz na 4 lata. Pozostałe środki majątkowe i źródła ich finansowania winny być inwentaryzowane każdego roku na 3 miesiące przed końcem roku, ale nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca.

Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:

· zmiany naturalnych cech przedmiotów ewidencji księgowej (wysychanie, ulatnianie się, przeterminowanie zapasów, zmiana mody itp.),

· błędy i nadużycia popełniane przez pracowników i osoby obce (omyłki w dokumentach i księgowaniach, pomyłki w wydawaniu i przyjmowaniu składników majątkowych, kradzieże itp.).

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Stanowi to podstawę do:

· uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem faktycznym,

· rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek,

· dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku objętych spisem,

· przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami inwentaryzacja obejmuje następujące czynności:

· przeprowadzenie spisu z natury wszystkich składników majątkowych,

· wycena wartości spisanych składników,

· uzyskanie od kontrahentów firmy pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych w bankach, zaciągniętych kredytach i pożyczkach, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom,

· porównanie danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stan posiadanych gruntów,

· ustalenie i wyjaśnienie przyczyn niedoborów i szkód,

· sformułowanie umotywowanych wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,

· wskazanie sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem firmy.

Czasokres przechowywania dokumentów zależy od kategorii do jakiej zostały zaliczone. Wszystkie dokumenty dzielą się na:

a) akta kategorii A,

b) akta kategorii B.

Do kategorii A zalicza się dokumenty przeznaczone do trwałego przechowywania m.in. akt powołania i rejestracji przedsiębiorstwa, plany urządzenia firmy, roczne i wieloletnie plany gospodarczo-finansowe, analizy ekonomiczne, protokoły wybrakowania akt kategorii B, protokoły przekazania gruntów, sprawozdania z przeceny środków trwałych.

Akta kategorii B przechowuje się okresowo, najczęściej 5 lat. Listy płac, księgi świadczeń dla pracowników lub inne dowody określające wysokość uzyskanych przychodów przez pracowników przechowuje się z uwzględnieniem przepisów określających zasady wymiaru rent i emerytur. Dowody wpłaty i wypłaty przechowuje się co najmniej 1 rok.

Akta dotyczące spraw, które są przedmiotem dochodzeń w sprawach karnych muszą być przechowywane do końca roku następującego po roku, w którym sprawy zostały załatwione.

Po upływie okresu przechowywania dokumenty należy przekazać na makulaturę po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego.

Bieżące dowody księgowe powinny się znajdować w siedzibie firmy z wyjątkiem sytuacji, gdy prowadzenie rachunkowości zlecono wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu. Wówczas czasowo mogą być jemu powierzone. Fakt ten należy jednak zgłosić w odnośnym urzędzie skarbowym w ciągu 15 dni od daty przekazania ksiąg biuru rachunkowemu

- według ich zastosowania na:

· dyspozycyjne np. wezwanie do zapłaty, zamówienie materiałów, polecenie wyjazdu służbowego,

· wykonawcze np. faktury własne, listy płac,

· dyspozycyjno-wykonawcze np. magazyn wyda, asygnata kasowa, polecenie przelewu.

- według obowiązku ujmowania ich w ewidencji księgowej – na:

· podlegające księgowaniu,

· niepodlegające księgowaniu np. umowy, zamówienie materiałów.

- według jednostek wystawiających – na:

· własne np. faktury dla odbiorców, czeki i weksle własne,

· obce, np. faktury dostawców, wyciągi bankowe, czeki i weksle obce.

- według rodzaju odbiorcy – na:

· zewnętrzne np. faktury dla odbiorców, wyciągi bankowe, czeki,

· wewnętrzne np. kwity magazynowe, RW, PW, karty pracy.

- według podstawy sporządzenia- na:

· pierwotne zwane źródłowymi np. kwity magazynowe, dowody wpłaty, dowody wypłaty,

· wtórne np. listy płac, raporty kasowe, wyciągi bankowe.

- według rodzaju operacji – na:

· dokumenty dotyczące obrotów majątkiem trwałym,

· dokumenty dotyczące obrotów produktami i materiałami,

· dokumenty dotyczące obrotów środkami pieniężnymi,

· dokumenty dotyczące pracy i płacy.

W ramach tego podziału omówione zostaną poszczególne dokumenty najczęściej wystawiane przez przedsiębiorstwa.

Dokumenty dotyczące obrotu środkami trwałymi:

· „Protokół przyjęcia środka trwałego” (OT). Wystawiany jest do udokumentowania zakupionego, wytworzonego lub ujawnionego przy inwentaryzacji środka trwałego.

· „Protokół zdawczo-odbiorczy” (PT). Wystawiany jest do udokumentowania przekazania lub nieodpłatnego przyjęcia środka trwałego.

· „Protokół likwidacji środka trwałego” (LT). Wystawiany jest w momencie spisywania z ewidencji środka całkowicie zużytego i niezdatnego do dalszego użytkowania, zużytego moralnie lub występującego w nadmiernej ilości w stosunku do potrzeb.

· „Protokół zmiany miejsca użytkowania środka trwałego”. Wystawiany jest do udokumentowania przesunięcia środka z jednej komórki organizacyjnej do drugiej lub jego przekwalifikowania.

· „Protokół przeszacowania środka trwałego”. Sporządzany jest w przypadku nieprawidłowej dotychczas wyceny lub przeceny środka trwałego.

Dokumenty dotyczące obrotów produktami i materiałami:

· „Kwit magazyn przyjmuje” (PW) wystawia magazynier w 2 egz., z których oryginał przekazuje księgowemu. Wystawione kwity księgowy porównuje z fakturami lub specyfikacją w zakresie rodzaju, ilości i cech materiałów.

· „Kwit magazyn wyda” (RW) wystawia w 2 egz., szef firmy albo osoby przez niego upoważnione. Jest on dyspozycją dla magazyniera na wydanie określonych zapasów. Pobierający zapasy z magazynu potwierdza odbiór wyszczególnionych w kwicie zapasów. Istotne jest określenie przeznaczenia wydanych zapasów.

· „Zwrot” (Zw) wystawia szef firmy lub osoba upoważniona w przypadku otrzymania wadliwego lub nie zamawianego materiału lub towaru.

· „Zbiorczy kwit wydania”. Obejmuje okres jednej dekady i służy do udokumentowania rozchodu materiałów. Sporządza go magazynier na zlecenie szefa firmy lub osoby przez niego upoważnionej.

· „Protokół strat i ubytków magazynowych”. Sporządzany jest komisyjnie w momencie stwierdzenia niedoboru magazynowego. Stanowi po zaakceptowaniu przez szefa podstawę obciążenia osób winnych strat i ubytków.

Dokumenty dotyczące obrotów środkami pieniężnymi:

· „Dowód wypłaty – KP”. Stanowi dowód przyjęcia gotówki do kasy. Wystawiany jest przez kasjera w 2 egz. Musi być sporządzony przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika danej jednostki.

· „Dowód wpłaty – KW”. Jest to zastępczy dowód kasowy wystawiany tylko wówczas, gdy brak jest odpowiedniego dokumentu źródłowego. Musi być sprawdzony i podpisany przez głównego księgowego i kierownika jednostki.

· „Raport kasowy”. Sporządza kasjer codziennie lub co kilka dni, nie rzadziej jednak niż co tydzień, ujmując na bieżąco i chronologicznie wpłaty i wypłaty gotówkowe.

· „Czek gotówkowy imienny lub na okaziciela”. Jest to dokument, który służy do podejmowania gotówki z rachunku bankowego.

· „Czek rozrachunkowy”. Wystawiony jest przez dłużnika swojemu wierzycielowi w celu bezgotówkowej zapłaty wymienionej tam kwoty pieniężnej.

· „Polecenie przelewu”. Dokument ten wystawia odbiorca towarów lub usług. Wyraża on zlecenie swojemu bankowi przekazania środków pieniężnych z własnego rachunku rozliczeniowego na rachunek bankowy dostawcy- wierzyciela.

· „Rachunek lub faktura”. Dokument ten wystawia dostawca towarów lub usług. Stanowi on podstawę wszelkich rozliczeń finansowych między kontrahentami.

Szczególne znaczenie mają dokumenty stanowiące podstawę do rozliczania podatku VAT. Należą do nich m.in.

· faktura VAT, która u nabywcy towarów lub usług objętych tym dowodem służy do udokumentowania podatku naliczonego związanego z zakupem, natomiast u sprzedawcy (wystawcy tej faktury) jest przeznaczona do udokumentowania zrealizowanej sprzedaży i związanego z tą sprzedażą podatku należnego,

· rachunek uproszczony wystawiany dla odbiorców (nabywców) towarów lub usług zwolnionych podmiotowo z VAT, także dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej,

· faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę dla nabywcy, która u sprzedawcy służy do skorygowania sprzedaży i podatku należnego związanego z tą sprzedażą, zaś u nabywcy stanowi podstawę korekty zakupu i podatku naliczonego związanego z zakupem objętym fakturą VAT będącą przedmiotem korekty,

· rachunek korygujący rachunek uproszczony wystawiony przez sprzedawcę dla nabywcy, który u sprzedawcy ma analogiczne przeznaczenie jak faktura korygująca, tzn. stanowi podstawę skorygowania sprzedaży i podatku należnego związanego z tą sprzedażą, u nabywcy natomiast służy do skorygowania wartości zakupu i należności objętej rachunkiem uproszczonym będącym przedmiotem korekty – bez prawa odliczenia zawartego w tym rachunku VAT, jako podatku naliczonego, który to podatek w tym przypadku zwiększa cenę nabycia zakupionego składnika majątku lub zakupionej usługi.

· dokument administracyjny SAD, potwierdzający dokonanie odprawy celnej i dopuszczenie importowanego towaru do obrotu na polskim obszarze celnym oraz dokumentujący składniki ceny nabycia importowanego towaru i podatek naliczony, natomiast wystawiony w przypadku eksportu towarów dokumentujący dokonanie odprawy celnej i potwierdzający przekroczenie granicy przez towar będący przedmiotem eksportu oraz uprawniający do zarachowania sprzedaży jako sprzedaży na eksport i w związku z tym do zastosowania zerowej stawki opodatkowania.

Dokumenty dotyczące pracy i płacy:

· „Dzienniczek brygadzisty”. Prowadzony jest w dwóch egzemplarzach, jeden na dni parzyste, a drugi na dni nieparzyste. Wpisuje się w nim członków brygady oraz rodzaje wykonywanych prac w poszczególnych dniach.

· „Miesięczna karta zarobków”. Dokument ten wypełnia księgowy na podstawie dziennika brygadzisty lub mistrza. Oblicza się w nim wynagrodzenie pracowników fizycznych za pracę wykonaną w dniu poprzednim.

· „Lista świadczeń dla pracowników”. Stanowi dowód do wystawienia kwitu „magazyn wyda” i jest podstawą do ściągnięcia należności od pracowników i wystawienia asygnaty kasowej „kasa przyjmie”.

· „Lista płac”. Sporządza ją księgowy na podstawie miesięcznych kart zarobków (pracownicy fizyczni) oraz miesięcznych płac podstawowych powiększonych o dodatki (pracownicy umysłowi). Stanowi ona podstawę do wypłaty wynagrodzeń netto oraz do odpowiednich zapisów księgowych.

Do dowodów księgowych zalicza się też dokumenty, które nie wynikają bezpośrednio z operacji gospodarczych. Są to:

· zestawienia dowodów księgowych, polecenia księgowania PK,

· noty księgowe (korygują dokonane zapisy).

· na każdą operację może być wystawiony tylko jeden dokument, w zależności od potrzeb w kilku egzemplarzach,

· dokumenty muszą by wystawione na bieżąco, tzn. w chwili zaistnienia operacji,

· dokumenty muszą być podpisane przez osoby do tego upoważnione,

· powinny być wypełnione starannie, czytelnie i w sposób trwały, tzn. pismem maszynowym, drukarką komputerową, piórem lub długopisem,

· w dokumentach nie mogą być dokonywane przeróbki (zamazywania lub zeskrobywania). Błędnie wypełniony dokument musi być anulowany lub, w niektórych przypadkach, poprawiony poprzez przekreślenie błędnego zapisu i wpisania nad lub pod nim właściwego zapisu. Niezbędny jest podpis osoby dokonującej poprawki,

· niedopuszczalne jest dokonywanie jakichkolwiek poprawek w dokumentach obcych, własnych wysyłanych na zewnątrz oraz dowodach kasowych.

]]> http://www.rachunkowosc.sonized.com/zasady-wystawiania-dokumentow/feed/ 0